о проблемах управления документами на основе требований международных стандартов на системы менеджмента

О проблемах управления документами на основе требований международных стандартов на системы менеджмента Качалов В.А. Директор по развитию ООО «Интерсертифика-ТЮФ», сеньор-аудитор TÜV International Certification по ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 и OHSAS 18001:2007 Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, № 1 - 2 Наличие документированной процедуры по управлению документами  является прямым требованием стандарта ISO 9001:2008. Положения  о необходимости создания аналогичных процедур (правда, не всегда  документированных) содержатся также во всех других стандартах на системы менеджмента, при этом очень часто сами требования  об объеме и содержании управления документами слово в слово  повторяют соответствующий текст стандарта ISO 9001:2008. Вместе с тем, анализ применяемых процедур показывает, что во многих случаях эти требования учитываются далеко не в полном объеме либо механизмы реализации ряда из них просто отсутствуют или не позволяют обеспечить уверенность в точном выполнении требований.    Проведенный автором анализ процедур по  управлению документами 50 компаний, сертифицированных в TÜV International Certification, выявил наличие целого ряда проблем (таблица).    Степень реализации требований п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008 в сертифицированных компаниях1    Степень полного учета требования в процедурах управления документами в среднем по всем компаниям, % Комментарии а) Утверждение документов на предмет их адекватности до их выпуска 25 Обычная практика: определение «адекватности» отсутствует; дается ссылка лишь на необходимость согласования документов без указания предмета согласования b) Проведение по мере необходимости анализа и актуализации документов, а также утверждение их новых редакций 75 — c) Обеспечение того, чтобы внесенные в документы изменения и статус действующей на текущий момент редакции документов были идентифицированы 90 — d) Обеспечение того, чтобы соответствующие (со статусом «действующие») версии/редакции применимых документов были доступны в местах их использования 25 Обычная практика: выдача учтенных копий документов исполнителям работ e) Обеспечение сохранности документов в состоянии, позволяющем их прочитать 50 Обычная практика: прямое цитирование данного требования без каких-либо комментариев и легко идентифицировать 10 Обычно на этот счет вообще никаких механизмов и/или требований процедуры не содержат f) Обеспечение того, чтобы документы внешнего происхождения, определенные организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества, были выявлены 10 Обычная практика: описание действий ПОСЛЕ того, как необходимость в документе внешнего происхождения выявлена, т. е. без установления того, КАК ИМЕННО эта потребность была выявлена и их распространение находилось под управлением 90 — g) Предотвращение непреднамеренного использования устаревших (вышедших из употребления) документ