E-Book Overview
Статья, Методы менеджмента качества, 2012, №01, 02 Наличие документированной процедуры по управлению документами является прямым требованием стандарта ISO 9001:2008. Положения о необходимости создания аналогичных процедур (правда, не всегда документированных) содержатся также во всех других стандартах на системы менеджмента, при этом очень часто сами требования об объеме и содержании управления документами слово в слово повторяют соответствующий текст стандарта ISO 9001:2008.Вместе с тем, анализ применяемых процедур показывает, что во многих случаях эти требования учитываются далеко не в полном объеме либо механизмы реализации ряда из них просто отсутствуют или не позволяют обеспечить уверенность в точном выполнении требований.
E-Book Content
О проблемах управления документами на основе требований международных стандартов на системы менеджмента Качалов В.А. Директор по развитию ООО «Интерсертифика-ТЮФ», сеньор-аудитор TÜV International Certification по ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 и OHSAS 18001:2007
Журнал «Методы менеджмента качества», 2012, № 1 - 2 Наличие документированной процедуры по управлению документами является прямым требованием стандарта ISO 9001:2008. Положения о необходимости создания аналогичных процедур (правда, не всегда документированных) содержатся также во всех других стандартах на системы менеджмента, при этом очень часто сами требования об объеме и содержании управления документами слово в слово повторяют соответствующий текст стандарта ISO 9001:2008. Вместе с тем, анализ применяемых процедур показывает, что во многих случаях эти требования учитываются далеко не в полном объеме либо механизмы реализации ряда из них просто отсутствуют или не позволяют обеспечить уверенность в точном выполнении требований.
Проведенный автором анализ процедур по управлению документами 50 компаний, сертифицированных в TÜV International Certification, выявил наличие целого ряда проблем (таблица). Степень реализации требований п. 4.2.3 стандарта ISO 9001:2008 в сертифицированных компаниях1 Степень полного учета требования в процедурах управления документами в среднем по всем компаниям, %
Комментарии
а) Утверждение документов на предмет их адекватности до их выпуска
25
Обычная практика: определение «адекватности» отсутствует; дается ссылка лишь на необходимость согласования документов без указания предмета согласования
b) Проведение по мере необходимости анализа и актуализации документов, а также утверждение их новых редакций
75
—
c) Обеспечение того, чтобы внесенные в документы изменения и статус действующей на текущий момент редакции документов были идентифицированы
90
—
d) Обеспечение того, чтобы соответствующие (со статусом «действующие») версии/редакции применимых документов были доступны в местах их использования
25
Обычная практика: выдача учтенных копий документов исполнителям работ
e) Обеспечение сохранности документов в состоянии, позволяющем их прочитать
50
Обычная практика: прямое цитирование данного требования без каких-либо комментариев
и легко идентифицировать
10
Обычно на этот счет вообще никаких механизмов и/или требований процедуры не содержат
f) Обеспечение того, чтобы документы внешнего происхождения, определенные организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества, были выявлены
10
Обычная практика: описание действий ПОСЛЕ того, как необходимость в документе внешнего происхождения выявлена, т. е. без установления того, КАК ИМЕННО эта потребность была выявлена
и их распространение находилось под управлением
90
—
g) Предотвращение непреднамеренного использования устаревших (вышедших из употребления) документ