создание библиографических пособий с помощью абис ирбис

Создание библиографических пособий с помощью АБИС ИРБИС Creating Bibliographic Indexes Using IRBIS Створення бібліографічних покажчиків з допомогою АБІС ІРБІС Т. В. Пархомчук Севастопольский национальный технический университет, Севастополь, Украина Tatyana Parhomchuk Sevastopol National Technical University, Sevastopol, Ukraine Т. В. Пархомчук Севастопольський національний технічний університет, Севастополь, Україна В докладе освещаются возможности ИРБИС по созданию ретроспективных библиографических пособий. The IRBIS features are analyzed in the respect of creating retrospective bibliographic indexes of the University proceedings. У доповіді розглядаються можливості ІРБІС по створенню ретроспективних бібліографічних покажчиків. В практике вузовских библиотек известное место занимает составление библиографических пособий о деятельности своего вуза. Эти библиографические пособия характеризуют научнопедагогическую деятельность вузов и имеют большое значение для создания работ по его истории. Наиболее распространены библиографические указатели трудов сотрудников вузов. Вышеназванный указатель является источником ретроспективной библиографии и охватывает труды за несколько лет. В нашем случае это период с 2000-го по 2004-ый год. Если ранее библиографы отдела составляли указатель в карточном виде, затем издавали на печатной машинке, то теперь система автоматизации библиотек ИРБИС значительно облегчает составление указателя трудов, о чем и пойдет речь в представленном докладе. Возможно, наш опыт может пригодиться другим вузовским библиотекам, которые составляют аналогичные указатели. Работа по учету трудов сотрудников вуза начинается с составления / редактирования сведений из отдела кадров о профессорско-преподавательском составе вуза. Фиксируются: • Фамилия, имя, отчество (полностью) • Место работы (кафедра) • Ученая степень, звание, должность В течение года проходит следующий этап работы – отбор материала. Отбираются печатные труды, вышедшие в Украине и СНГ, на русском, украинском и других языках, как впервые изданные, так и переиздания: монографии, учебники, брошюры, лекции, доклады, тезисы научных докладов, статьи в сборниках, продолжающихся изданиях и в журналах. Отбор производится по Книжной летописи, Летописи журнальных статей, а также путем непосредственного просмотра сборников. Для текущего учета трудов сотрудников вуза информационно-библиографический отдел библиотеки ведет электронную БД «Труды СевНТУ», в которой описаны все отобранные для указателя материалы. Разработчики системы ИРБИС постоянно подчеркивают свойство системы – возможность настройки и создания словарей, справочников «под себя». Именно это свойство ИРБИСа позволяет нам сформировать в поле # 700/1 словарь «место работы автора – сотрудника». Р и с . 1 . П о д п о л е » М е с т о р а б о т ы а в т о р а – с о т р у д н и к а» То есть независимо от вида Рабочего Листа (РЛ), в поле «Автор» нами заполняются: Фамилия, Инициалы, Расширение инициалов, Дополнение к именам – звание, должность. Обязательно указывается, что данный автор работает в нашей организации на такой-то кафедре (эти сведения, как вы помните, собраны нами предварительно из отдела кадров вуза). При первом введении нашего автора – сотрудника система автоматически формирует словарь авторов. Следовательно, при описании другой работы этого же автора нет необходимости вновь тратить время на ввод этого поля, а необходимо выбрать его данные из имеющегося словаря. Р и с . 2 . П о л е «А в т о р » 2 Небольшой нюанс – все записи в БД должны быть выполнены единообразно, в противном случае разночтения не позволят корректно сформировать словарь авторов – со